コンプライアンス違反事例　ＮＯ．２２　（コピー機での原本取り忘れ紛失）

【１】違反概要

　大手ハウスメーカーＨ社の社員が、コンビニエンスストアで、顧客書類のコピーを取った際、書類原本を置き忘れて紛失した。

【２】発覚の結果会社が被った被害

　個人情報紛失をホームページにて公表しているため、周知のこととなったが、紛失→公表→回収が迅速に行なわれているなど、逆に丁寧な対応が安心感を与えている面もある（紛失した書類はコンビニエンスストアから落し物として届けられたため回収されている）。

【３】考えられる原因

　コピー機への原本の取り忘れは、発生しがちであるが、このケースは社外のコピー機の使用であり、より慎重な取り扱いが求められる場面での取り忘れである。個人の注意力散漫だけでは防止するのは困難であり、社外コピー機使用時の注意事項が社員に徹底されていないことが原因にあげられる。

【４】再発防止策

　１）原則として、社外のコピー機は当該の情報本人の会社または個人宅以外のコピー機は使用禁止とする。
　２）例外的に、不特定多数が使用するコピー機を使用する場合は、必ず複数人の操作とし、操作を行なっていない者は、最後に原本取り忘れを確認する役割とする。
　３）顧客から預かった個人情報書類は、必ず預り証を発行し、所定の預り書類用袋に預り証控えとともに保管する習慣をつけさせる。
　４）個人情報取り扱いに関する社員教育において、コピー機での取り忘れ防止を事例に含め徹底する。

【５】再発防止策を機能させる歯止め

　１）社員研修に全員が参加していることを確認する。
　２）当該事故は発生しやすいため、金融機関で行なっている再発防止策３）の預り書類用袋の活用を行なっていくべきと考える。当該袋から取り出す際、より注意を喚起することが可能と考えられる。